Sinds 25 mei 2018 moeten stichtingen die met persoonsgegevens werken voldoen aan de nieuwe privacy verordening (AVG). Eén van de verplichtingen van de AVG is dat we u als bestuur van de Stichting Vrienden van Balder informeren over de verwerking van uw gegevens en over ons informatiebeveiligingsbeleid. Ook maken we er melding van als er onverhoopt een datalek optreedt.

Grondslag en noodzakelijke gegevens

De SVvB verwerkt persoonsgegevens alleen voor doeleinden die voortvloeien uit het doel en de activiteiten van de Stichting. In de administratie van de Stichting hebben we uw naam, adres en woonplaats, het jaar waarin u lid werd, het jaar waarin u uw lidmaatschap beëindigde, het jaar/de jaren van uw eventuele bestuursfunctie(s) en uw telefoonnummer en emailadres geregistreerd.

Delen van uw persoonsgegevens met andere begunstigers van de SVvB

Velen van u gaven aan dat u graag contact wilt opnemen met uw jaar- en generatiegenoten. We delen daarom op onregelmatige basis een adressenlijst van alle oudleden. Deze lijst wordt per post met u gedeeld, zodat u contact kunt opnemen met jaar- en generatiegenoten en andere oud-Balderianen. Gaat u alstublieft zorgvuldig om met de oudledenlijst; de lijst mag niet worden gedeeld met derden.

Gebruik van foto’s

Op onze websie en in het bulletin nemen we ook foto’s op van activiteiten van Balder en van de SVvB, zoals de meest recente Balderreünie of Virgielreünie. Het lukt ons niet altijd om voor publicatie toestemming te vragen aan de geportretteerden. Een aanmelding bij een Balderactiviteit staat daarom gelijk aan toestemming voor het gebruik van foto’s, mocht dit niet zo zijn, geef dat dan svp bij ons aan.

Nieuwsbrieven

We sturen u periodiek een oudledenbulletin toe en (digitale) nieuwsbrieven, zoals aankondigingen en uitnodigingen van activiteiten van de SVvB.

Sponsors of commerciële partijen

We zullen uw gegevens nooit zonder uw voorafgaande toestemming delen met een sponsor of andere commerciële partijen.

Verstrekken persoonsgegevens in het kader van subsidies

Voor sommige activiteiten van de SVvB vragen we subsidie aan. Het kan voorkomen dat de subsidieverlener voorwaarden stelt aan de subsidie. Het is de SVvB toegestaan om gegevens over het aantal de leden en hun woonplaats te verstrekken.

Vragen om uw toestemming

Als we uw gegevens willen gebruiken voor andere doelen dan alles wat hierboven al is genoemd, hebben we daarvoor uw expliciete toestemming nodig. Als dat in de toekomst het geval mocht zijn, zullen we u goed informeren waarvoor uw toestemming wordt gevraagd. Ook als u eenmaal toestemming heeft gegeven is het mogelijk om uw toestemming weer in te trekken en zullen we stoppen met het gebruik van uw gegevens voor dat specifieke doel. U heeft het recht op inzage in en correctie en verwijdering van uw gegevens. U moet ons daarvoor een schriftelijk verzoek sturen.

Informeren

Met dit artikel informeren we u over de doeleinden en de wettelijke basis van de verwerking van uw gegevens. We bewaren uw gegevens tot vijf jaar na het opheffen van de Stichting. Ook als u overlijdt of zich uitschrijft als lid, bewaren we uw naam en laatst bekende contactgegevens. Het komt namelijk regelmatig voor dat andere oudleden vragen om de namen en contactgegevens van jaar- en generatiegenoten en die vragen willen we graag kunnen beantwoorden. Als u zich uitschrijft zullen we u uiteraard niet meer informeren over de activiteiten van de Stichting en van Balder.

Verwerkersovereenkomsten

Een enkele keer verstrekken we uw persoonsgegevens aan een externe dienstverlener. Bijvoorbeeld als we het oudledenbulletin of andere informatie of goederen per post aan u willen toesturen. Met zo’n dienstverlener sluiten we dan een verwerkersovereenkomst af en/ of we verifieren de privacy voorwaarden van die dienstverlener. In die verwerkersovereenkomst staat welke persoonsgegevens de dienstverlener van ons krijgt en met welk doel hij die mag gebruiken.

Daarbij leggen we ook vast hoe de gegevens worden beveiligd en hoe we omgaan met een eventueel datalekken.

Beveiliging

Als Stichting zorgen we ervoor dat uw gegevens bij ons veilig zijn. We hebben het adressenbestand met een wachtwoord beveiligd op een computer met een
geschikte beveiliging. We plaatsen de informatie uit het bestand niet op een openbaar toegankelijke website.

Privacy verklaring

Uw privacy is voor de Stichting Vrienden van Balder van groot belang. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we doen met de persoonsgegevens die we verzamelen en beheren. Wij houden ons aan de privacywet (AVG). Dit betekent dat uw gegevens bij ons veilig zijn en dat wij ze altijd netjes gebruiken. Dit betekent ook dat we:

•Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Het type persoonsgegevens is beschreven in deze verklaring;

•De verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot alleen die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt (dataminimalisatie);

•We vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

•We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

•We geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Als u hierover vragen heeft, of wilt weten welke gegevens we precies bijhouden, wilt u dan even contact met ons opnemen? De secretaris van de SVvB beheert ons privacy beleid.